Het lokaal bestuur: inspireren door het goede voorbeeld te geven

Om een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening te realiseren, zijn er voldoende en gekwalificeerde medewerkers nodig. Dit realiseren we door ons te profileren als een aantrekkelijk werkgever, zowel bij werving als selectie als in het retentiebeleid. Door een strategisch VTO-beleid investeren we in permanente kennisontwikkeling.

Het lokaal bestuur als aantrekkelijke werkgever

• We bouwden  verder aan een gestroomlijnd onthaalbeleid en een uitgebreid 'on boarding traject'. In 2021 werkten we het concept uit en startten we o.m.  met een geslaagde volledige onthaaldag voor nieuwe medewerkers. Tijdens deze onthaaldag maken nieuwe collega's kennis met de volledige werking van het bestuur, onder meer door een bezoek aan alle sites. In een informele sfeer leert men elkaar beter kennen. Vanaf 2022 organiseren we deze onthaaldag vier keer per jaar.
• Ter ondersteuning van de volledige HRM-werking, implementeren we een geïntegreerd softwarepakket. Verschillende toepassingen zoals het loonpakket, evaluatiesysteem, vormingsregistratie, ... worden naar één pakket geconverteerd. Door technische problemen bij de softwareleverancier is de vooropgestelde planning niet gehaald.

Werk maken van leren

• In 2021 testten we bestaande platform voor e-learning uit. De kostprijs bleek echter te hoog in vergelijking met de mogelijke meerwaarde voor het bestuur. Daarom kiezen we ervoor om in 2022 een eigen, beperkt platform voor e-learning te maken, voornamelijk gericht op nieuwe medewerkers.

• Kader telewerk - gerealiseerd 2020
• Kaderuitzendarbeid - gerealiseerd 2020
• Aanwervingskanalen optimaliseren - gerealiseerd  2020
• Onthaalbeleid stroomlijnen en het uitwerken van een 'on boarding - traject' (2020-2022)
• Geïntegreerd HRM-softwarepakket (2020-2022)
• Het ontwikkelen van eigen e-learning platform (vanaf 2021)
• Evaluatie en herziening organogram - gerealiseerd 2021

• Op de actie PE1-01-01 worden de uitgaven geboekt i.v.m. werving en selectie, in 2021 was dit hoger dan geraamd doordat er meer selectieprocedures zijn uitgevoerd dan verwacht.
• De ontvangsten en uitgaven i.v.m. vormingen en opleidingen zijn voorzien op de actie PE1-02-02.

De communicatie van het lokaal bestuur moet bijdragen aan alle strategische en operationele doelstellingen. In het permanent en proactief communiceren over beslissingen en realisaties, willen we de nadruk leggen op positieve taal en beelden, zodat iedereen (beleid, inwoners; medewerkers) zich betrokken voelt bij het lokaal bestuur en haar werking. Toegankelijke communicatie is hiervoor een noodzakelijke voorwaarde.

Positieve taal en beelden

• Het communicatieteam en een 20-tal collega's die regelmatig communiceren, doorliepen samen een traject naar een vernieuwde communicatiestrategie. Dit resulteert in een planmatiger werkwijze, organisatie-breed, en in betere communicatieacties dankzij een betere voorbereiding.
• We bieden communicatie-opleidingen aan voor de collega's, opdat ze heldere teksten kunnen schrijven, foto's met de gsm kunnen maken en weten hoe ze creatief en positief kunnen communiceren om hun doelstellingen beter te bereiken

Helder en doelgericht communiceren

In 2021 realiseerden we volgende zaken:

• De Nazareth-app kreeg betere vormgeving en indeling.
• We pasten de website aan volgens de indeling van de afsprakensoftware. Tegelijk voerden we een redesign uit om nog gebruiksvriendelijker te zijn met een duidelijke zoekfunctie en overzichtelijke vormgeving.

Communicatiefilm over Nazareth

Het concept en de prijsofferte is in 2020 vastgelegd. De opnames waren gepland voor het najaar van 2020, maar omwille van het slechte weer uitgesteld naar 2021. De film werd uiteindelijk in 2021 afgewerkt en verspreid.

• Film over Nazareth (2020-2021) - gerealiseerd 2021
• Strategische communicatieplanning (2021 - 2022)

• De film over Nazareth kostte 4.599 euro, voor het overige zijn er binnen het prioritair beleid geen budgetten aan deze actie gekoppeld.

Via de opmaak van een participatiekader zal participatie structureel verankerd worden in de organisatie. Een bijzondere vorm van participatie is de betrokkenheid van de raadsleden: we zoeken naar werkvormen waarbij de raad een forum van echt maatschappelijk debat kan worden

Een kader voor participatie

De opmaak van een participatiereglement is voorbereid:

• op basis van het traject 'Versterking van de rol van de raad'  is een kader voor participatietrajecten uitgewerkt i.s.m. het participatiebureau Levuur (2020-2021)
• als basis voor het reglement is een nota werd opgemaakt 'Participatie binnen het lokaal bestuur', die  werd gevalideerd door het bureau van de raad en het managementteam (2021)

We formaliseren het reglement begin 2022 en leggen dit ter goedkeuring voor aan de raad.

In 2021 zijn onder meer volgende participatietrajecten gerealiseerd in samenwerking met inwoners:

• speelzone Sterrenbossite
• aanleg van de groene boulevard

De rol van de raad versterken

• Er is geïnvesteerd in aangepaste software om raadsleden en inwoners efficiënter en effectiever te informeren over meerjarenplanning, zowel financieel als inhoudelijk. Dit werd voorbereid in 2020 en is operationeel vanaf 2021. Als één van de eerste twee lokale besturen van Vlaanderen maakte Nazareth gebruik van een 'begrotingsapp' om de jaarrekening bekend te maken.
• In september organiseerden we opnieuw een actuaforum voor de raadsleden, waarop actuele beleidsthema's worden bediscussieerd.

• Ondertekening engagementsverklaring 'participatie van raadsleden' - gerealiseerd 2020
• Actuaforum - gerealiseerd 2020, wordt jaarlijks hernomen
  
• Kader en reglement voor participatie (2020-2022)
• Begrotingsapp - gerealiseerd 2021

• We voorzien jaarlijks krediet voor algemene participatie-initiatieven

Participatie betekent ook dat er een deel van de verantwoordelijkheid bij inwoners komt te liggen. Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Er wordt onderzocht of het organiseren van overleg op het niveau van wijken of buurten hieraan kan bijdragen.

Inspireren met positieve voorbeelden van inwoners

Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Dit vertaalt zich in kleine acties door de verschillende teams gedurende het hele jaar.

Voorbeelden hiervan in 2021 waren:

• In de kijker zetten van de lokale duurzame helden
• Nazareth wenst: inwoners hangen positieve wensen uit aan hun venster in de straten
• Selfiewall "Ik ben gevaccineerd" aan het vaccinatiecentrum, 5000ste prik in de kijker
• De groene boulevard: opbouwende getuigenissen van inwoners 
• Inleefweek van armoede: 20 deelnemers leven zich een week in om rond te komen met een beperkt budget
• Jongeren in de kijker op Facebook die deelnemen aan de zwerfvuilactie
• Getuigenis van een jongere over veerkracht in de infokrant van juli-augustus
• Spreuken in het straatbeeld naar aanleiding van de week van de geestelijke gezondheid
• ...

Wijkoverleg

Wegens de coronapandemie stond het organiseren van wijkoverleg voorlopig 'on hold'. Dit wordt opnieuw onderzocht vanaf 2022.

• Communiceren via storytelling (vanaf 2020)
• Wijkoverleg in de Wijk Landuit-Schelde - pilootproject (vanaf 2022/2023).

Er is jaarlijks 2.000 euro voorzien om kleinschalige initiatieven te organiseren, in 2021 waren er geen uitgaven.

Het huidig dienstverleningsmodel, dat voornamelijk aanbod-gestuurd is, is aan evaluatie en bijsturing toe. Vertrekkend vanuit een aantal basisprincipes zoals bereikbaarheid (zowel in ruimte als tijd), laagdrempeligheid, integriteit, flexibiliteit … creëren we een nieuw vraag-gestuurd dienstverleningsmodel, op maat en voor iedereen toegankelijk. Dit vraagt een evenwichtsoefening tussen de noden en behoeften van inwoners en wat voor de organisatie efficiënt en haalbaar is Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vorm krijgen in een vernieuwd gemeentehuis.

Dienstverleningsmodel

We bouwden het nieuwe dienstverleningsmodel verder uit.

• We implementeerden specifieke afsprakensoftware, zodat inwoners eenvoudig een afspraak kunnen maken voor diensten in het gemeentehuis. Vanaf 2022 breiden we dit ook uit naar andere sites.
• De werking van het onthaalteam is geëvalueerd, bijgestuurd en uitgebreid.
• We sloten aan bij 'Mijn Burgerprofiel' van de Vlaamse overheid.  We legden de link met ons eigen digitaal loket, en willen dit in de toekomst ook uitbreiden naar andere applicaties zoals de vrijetijdssoftware, facturatieprogramma's, ... . Zo werken we mee aan de Vlaamse doelstelling  om iedere inwoner één digitale plaats te bieden waar hij al zijn overheidsdocumenten terugvindt, ongeacht of deze nu federaal, Vlaams of lokaal zijn.
• De productencatalogus is geïnventariseerd, nu zoeken we naar een geschikte digitale format om dit ter beschikking te stellen van medewerkers
• Digitale inclusie:
  • We werkten mee aan een masterthesis ' De perceptie van Vlaamse ouderen (60+) tegenover digitale overheidsdiensten en de invloed van warme experts '. Alle ouderen zijn bevraagd m.b.t. hun digitale vaardigheden. Op basis van de resultaten stelde de ouderenraad een actieplan op, dat wordt opgevolgd door een werkgroep 'e-inclusie'.
  • We startten een samenwerking op met BEEGO, een organisatie die  slimme informaticastudenten inschakelt om mensen aan huis en met geduld helpen. Naast individuele dienstverlening, organiseren we ook gezamenlijke informatiemomenten en vormingsmomenten.

Herinrichting gemeentehuis

• In 2021 liep de overheidsopdracht om een ontwerper aan te stellen. In 2022 maken we het globale ontwerp en herinrichtingsplannen op om de uitvoering te kunnen starten eind 2022, begin 2023.

• Dienstverleningsmodel:
  
  • kader bereikbaarheid - gerealiseerd 2020
  • start onthaalteam - gerealiseerd 2020
  • productcatalogus - gerealiseerd 2021
  • afsprakensoftware - gerealiseerd 2021
  • aansluiting Mijn Burgerprofiel en Magda documentendienst (2021-2022)
• Site gemeentehuis
  • opmaak visienota (2021)
  • aanstellen architect (2021 -022)
  • globaal ontwerp en bepaling fasering (2022)
  • uitvoering eerste herinrichtingsdossier (2023-2024)

• Op de actie PE3-01-01 worden uitgaven en ontvangsten geboekt i.v.m. het nieuwe dienstverleningsmodel - in 2021 betrof dit hoofdzakelijk digitale inclusie (medewerking thesis en inschakelen BEEGO).
• Voor de herinrichting van het gemeentehuis gebeurden er in 2021 geen uitgaven.
• Licentiekosten voor software zijn geboekt op het gelijkblijvend beleid (GB8-01-03)

Nauw samenhangend met het nieuwe dienstverleningsmodel, is de doorgedreven digitalisering van de organisatie. Digitalisering van de werking betekent dat processen efficiënter verlopen en dat er een vlottere gegevensuitwisseling is tussen de verschillende diensten. Digitalisering van de dienstverlening speelt in op de noden van de moderne burger die veel zaken reeds via digitale weg regelt (bank, vakantie, …). Digitale dienstverlening is echter slechts één van de pijlers van het nieuwe dienstverleningsmodel. Daarnaast blijven andere kanalen belangrijk, zoals de loketfunctie, het werken op afspraak, … . Om dit vorm te geven zal er een strategische visie op ICT worden uitgewerkt:

Strategische visie op ICT

In 2021 bepaalden we onze  strategische visie op ICT.  Deze vertrekt vanuit volgende pijlers:

• digitale transformatie is gericht op de maatschappelijke meerwaarde en de doelstellingen van het meerjarenplan. Op strategisch vlak  vertaalt dit zich in vier sporen naar klantgerichtheid:
  • inclusief: we zijn er voor iedereen;
  • performant: efficiënt, snel, foutloos
  • op maat: aangepast aan de specifieke noden van de klant
  • ‘wow’ factor: we geven dat extraatje meer
• De digitale technologieën die we inzetten zijn lean: niet digitaliseren om te digitaliseren, maar steeds reflecteren: ‘draagt dit bij tot onze organisatiedoelstellingen’ ‘past dit bij onze organisatie’?  Op strategisch vlak leidt dit tot volgende richtlijnen bij de keuze van technologieën:
  • integraal: we zorgen ervoor dat de digitale toepassingen en infrastructuur op elkaar afgestemd zijn
  • pragmatisch: we gaan uit van het gebruiksgemak en de praktische toepasbaarheid
  • veilig: we respecteren de informatieveiligheid en wapenen ons tegen cyberbedreigingen.
• De aansturing van de digitale technologieën  gebeurt door het lokaal bestuur Nazareth. Ons organisatie DNA is gekenmerkt door de goesting om het voortouw te nemen in verbeteringen en nieuwe ontwikkelingen. Op strategisch vlak komen we zo tot volgende samenwerkingsprincipes:
  • open: als lokaal bestuur staan we midden in de maatschappij – om zaken te realiseren werken we samen met anderen
  • innovatief: gericht op toekomstige veranderingen en ontwikkelingen
  • slim: we zorgen dat iedereen binnen het lokaal bestuur de kennis en de competenties heeft om klaar te zijn voor de digitale transformatie.

Deze actie is hierbij afgesloten. Op basis van de visie wordt vanaf 2022 de strategie uitgerold, waarover binnen het meerjarenplan zal gerapporteerd worden onder de actie 'Digitaal (samen)werken'.

Informatieveiligheid.

• We maakten een bedrijfscontinuïteitsplan op onder begeleiding van EY. Deze werken we af in 2022.
• In 2021 is de ruimte voor de 'disaster recovery room' in het muziekfiliaal aangepast, in 2022 installeren we de hardware.

Papierloze en cashloze organisatie

• In 2021 zijn de verschillende aanbieders van moderne betaaloplossingen met elkaar vergeleken. Hun aanbod werd getoetst aan de verschillende softwarepakketten die het lokaal bestuur gebruikt. Eind 2021 is deze opdracht gegund zodat we begin 2022 facturen kunnen versturen met een QR-code.
• We bereiden de aansluiting op de MAGDA-documentendienst van Vlaanderen voor. Hierdoor kunnen we het verzenden van onze documenten automatiseren: de verzending gebeurt zoveel mogelijk digitaal, maar als de inwoner dit niet wenst wordt de brief afgedrukt en met de klassieke post opgestuurd.

• Strategische visie op ICT - gerealiseerd 2021
• Bedrijfscontinuïteitsplan en disaster recovery room (2021-2022)
• Cashloze organisatie - gerealiseerd 2020

• Op de actie PE3-02-03 staan de uitgaven i.v.m. inrichting disaster recovery room geboekt.
• Er was 10.000 euro voorzien voor begeleiding bij de opmaak van een strategische visie, dit bleek uiteindelijk niet nodig;

De raad keurde op 4 november 2019 het kader voor het organisatiebeheersingssysteem goed. De organisatiebeheersing wordt zowel organisatie-breed als op afdelingsniveau georganiseerd. Organisatie-breed ligt de focus op de ondersteunende en managementprocessen. Op afdelingsniveau ligt het accent vooral op de kernprocessen. Bij het vastleggen van de processen gaan we uit van het zo ‘lean’ mogelijk maken van de organisatie door efficiëntie en klantvriendelijkheid.

In 2021 realiseerden we onder meer volgende zaken:

• opvolgings- en rapporteringstool: implementatie software 
• managementinformatiesysteem: ontwikkeling concept en implementatie
• optimaliseren financiële werking (onder meer visumprocedure, facturatieproces, debiteurenbeheer
• opvolging actiepunten audit cyberveilige gemeente

Zie ook apart jaarverslag, kennisname raden juni 2022.

• Actieplan 2020-2021 - gerealiseerd
• Tussentijdse evaluatie (2022)
• Opmaak planning 2022-2023

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 20221 geen budgetten aan gekoppeld.

Jaarlijks zullen er meerdere informatie-en sensibiliseringsacties worden opgezet om de SDG’s, en de maatregelen en acties die hieruit voortvloeien, bekend te maken bij het grote publiek

Informatie en sensibilisering i.v.m. de SDG's

• Deze actie is in 2021 concreet gemaakt door middel van de campagne '10 mondiale uitdagingen' van de provincie Oost-Vlaanderen.
• Er is  uitgebreid gewerkt rond armoede  door middel van de campagne {W}arm Nazareth, in samenwerking met andere teams (Inclusie, Huis van het Kind, Bib en cultuur, Sociaal Huis). Zo kwam er een inleefweek armoede voor vrijwillige inwoners en een campagnemaand in oktober waarin zowel armoede binnen Nazareth als in de wereld aan bod kwam.  Daarnaast is een film, diverse voordrachten, een  workshop en verschillende voorleesnamiddagen georganiseerd.
  
  

• Ook werden de SDG's op gepaste manier aan enkele evenementen gekoppeld:  zo zijn er Fair Trade versnaperingen uitgedeeld  tijdens de zwerfvuilactie en  was er een  solidariteitsoproep in het vaccinatiecentrum.

• Door de aanleg van de regenboogzebrapaden aan de scholen tonen we onze steun aan de holebi- en transgendergemeenschap.

• Deelname campagne '10 mondiale uitdagingen' (2020-2022)
• Campagne (w)arm Nazareth - gerealiseerd 2021
• Regenboogzebrapaden - gerealiseerd 2021
• Jaarlijks een bestaand evenement 'SDG'-proof maken

Jaarlijks is budget voorzien voor diverse sensibiliseringsacties.

Het engagement voor de SDG’s is niet vrijblijvend. Ook hier wil het lokaal bestuur een inspirerend voorbeeld zijn en kaders uitwerken om ervoor te zorgen dat de duurzaamheidsprincipes verankerd worden in de organisatie. Zo zullen er toetsinstrumenten worden ontworpen m.b.t. duurzaam aankopen , het sociale aspect van de verschillende reglementen van het lokaal bestuur, duurzaam bouwen en renoveren, …

• Duurzaam aankopen: vanuit team Milieu en Economie loopt er een traject rond 'lokaal aankopen', vanuit team duurzaamheid wordt gewerkt aan duurzaam aankopen. Samen werken we aan een gezamenlijk kader. In 2022 gaan we aan de slag met een aantal voorbeelddossiers om het kader verder te kunnen verfijnen.
• Duurzaam bouwen en renoveren: we werken aan een duurzaam, efficiënt en effectief gebouwenbeheer.
  • Per gebouw van het lokaal bestuur maken we een 'profielfoto' op (staat van het gebouw, energieprestatie-indicatoren, onderhoudsplan, ...) .
  • Doel is te komen tot een lange termijn investeringsplan voor het gehele patrimonium. Dit is een tijdsintensief werk waarvoor we een periode van 3 jaar voorzien om dit plan te kunnen opmaken.
  • We stelden een actieplan op basis van de energiescans die het Vlaams Energiebedrijf uitvoerde in zorggebouwen (BKO Ter Biesten, sociaal huis, gemeentehuis)

• Kader 'duurzaam en lokaal aankopen' (2020-2022)
• Sociale toets m.b.t. reglementen lokaal bestuur (vanaf 2022)
• Kader 'bouwprojecten lokaal bestuur Nazareth (2021-2025).

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2021 geen budgetten aan gekoppeld.