Het lokaal bestuur: inspireren door het goede voorbeeld te geven

Het lokaal bestuur als aantrekkelijke werkgever

• Er is een kader voor uitzendarbeid goedgekeurd. Hierdoor kan het lokaal bestuur, mits het respecteren van een aantal spelregels, sneller reageren bij plotse personeelstekorten of tijdelijke vermeerdering van werk.
• Naar aanleiding van de coronapandemie werd thuiswerken tijdelijk de regel. Op basis van een evaluatie door medewerkers en diensthoofden (zowel via enquête als via digitale overlegmomenten), werd een kader uitgewerkt om toe te passen na het beëindigen van de coronamaatregelen.
• Ter ondersteuning van de volledige HRM-werking, wordt een geïntegreerd softwarepakket geïmplementeerd. Verschillende toepassingen zoals het loonpakket, evaluatiesysteem, vormingsregistratie, ... worden naar één pakket geconverteerd. Eind 2020 werden 2 modules geactiveerd, de verdere implementatie volgt in 2021.

Werk maken van leren

• Leren begint vanaf de eerste werkdag in het lokaal bestuur. Uit een evaluatie en ideeëninventarisatie m.b.t. het onthaalbeleid van nieuwe medewerkers bleek dat de voorbereiding van een eerste werkdag en de eerste werkdag zelf als positief worden ervaren. Er kan echter nog meer ingezet worden op een betere begeleiding tijdens de eerste weken en maanden van de tewerkstelling. In 2021 wordt dit verder uitgewerkt, met o.m. een opleidingstraject voor nieuwe medewerkers en het stroomlijnen van het peter/meterschap.

Positieve taal en beelden

• Naar aanleiding van de coronapandemie ging er veel aandacht naar positieve en toegankelijke communicatie.
  • Verschillende papieren infoflitsen zijn bedeeld. Toegankelijke informatie is hier de focus: we bereiken op papier ook personen die we digitaal niet bereiken; we gebruiken extra eenvoudig Nederlands (onder meer op basis van de website van Wablieft); met pictogrammen en foto’s verduidelijken we de tekst; we verwijzen naar websites in eenvoudig Nederlands en in andere talen.
  • Met affiches aan de openbare gebouwen en in winkels zorgen we ervoor dat ook 'niet-digitale' inwoners de belangrijkste informatie krijgen.
  • Ondanks de crisis doorspekken we onze berichten met positieve verhalen. In diverse kanalen zijn de solidaire acties van het bestuur en vrijwilligers in de kijker geplaatst: postkaartjes, foto's, nieuwjaarspakketjes, ...
• In de infokrant is er altijd een rubriek ‘beleidsbeslissingen’, waarin we de belangrijkste beslissingen en realisaties van het lokaal bestuur voorstellen.
• Het meerjarenplan werd toegankelijk gemaakt via het 'Vlinderboekje'. De illustraties worden blijvend gebruikt ter ondersteuning van communicatie over beleidsbeslissingen, bijvoorbeeld in verband met het ruimtelijk beleidsplan, het participatietraject voor een wandelroute in de Scheldevallei, het handelsbeleidsplan.

Communicatiefilm over Nazareth

Het concept en de prijsofferte werd in 2020 vastgelegd. De opnames waren gepland voor het najaar van 2020, maar omwille van het slechte weer uitgesteld naar 2021.

• Onder projectbegeleiding van Levuur werkte het lokaal bestuur Nazareth aan de versterking van de rol van de raad en het vastleggen van een participatiekader:
  • Het Actuaforum is een nieuw initiatief in Nazareth, waarin de raad actief betrokken wordt bij actuele beleidsthema’s. Door inhoudelijk over het beleid te debatteren en tijdig in te spelen op veranderingen in de samenleving, bepalen de raadsleden de juiste prioriteiten. Het eerste actuaforum ging in door januari 2020.
  • In een cocreatietraject met raadsleden, inwoners en partners werd gezamenlijk een wandelroute uitgestippeld.
  • Er werd een kader voor participatietrajecten uitgewerkt. In 2021 wordt dit verder uitgerold binnen de organisatie van het lokaal bestuur en gevalideerd in een reglement.
• Er is geïnvesteerd in aangepaste software om raadsleden en inwoners efficiënter en effectiever te informeren over meerjarenplanning, zowel financieel als inhoudelijk. Dit werd voorbereid in 2020 en zal operationeel zijn in 2021.

Actuaforum 2020

 

• Via 'storytelling' worden er verhalen van inwoners, ondernemers en organisaties gebracht. In 2020 werd hierover opleiding gevolgd en volgende zaken gerealiseerd:
  • 'Helden van Nazareth', 3 verhalen via Instagram en in de Infokrant.
  •  Nazareth TV:  4 afleveringen op Instagram, Facebook en Youtube.
  • 'Duurzame lokale helden': 7 verhalen van ondernemers
• Er werd een oriëntatienota goedgekeurd i.v.m. wijkoverleg. Vanaf 2021 wordt gestart, met de wijk Landuit-Schelde als pilootproject.

Dienstverleningsmodel

Ten gevolge van de coronapandemie werd de planning grondig bijgestuurd. Zo werd de opmaak van een productcatalogus en het ontwikkelen van een kanaalstrategie uitgesteld. Tegelijkertijd noodzaakte de crisis het lokaal bestuur om de wijze waarop ze haar dienstverlening aanbiedt te herdenken en werden nieuwe mogelijkheden benut.

In 2020 zijn volgende zaken gerealiseerd:

• Het vastleggen van een kader bereikbaarheid: wanneer en hoe is het lokaal bestuur beschikbaar (digitaal, telefonisch, aan het loket, op bezoek).
• Het opstarten van één onthaalteam dat instaat voor de telefonische bereikbaarheid, snelloket en het fysiek onthaal.
• Een digitale telefooncentrale, inclusief nieuwe telefoonnummers voor alle teams.
• De ontwikkeling van het Pluscafé naar een dienstverleningsantenne (beperkt wegens de coronamaatregelen, zie ook actieplan PD3-04).

Herinrichting gemeentehuis

• In de eerste helft van 2020 werd verder gewerkt op basis van de plannen die de interieurarchitecte maakte in 2019. Eind augustus keurde de gemeenteraad het bestek goed voor de aanstelling van een architect.
• In oktober is de procedure stopgezet omdat wordt vastgesteld dat het herinrichtingsproject van het gemeentehuis in een ruimere context dient bekeken te worden.  Er is het gebouw op zich, maar ook de relatie met de ruimere omgeving (parking achteraan, het dorp aan de voorzijde) en de verschillende functies die de site huisvest. Er wordt een studiebureau aangesteld om een begeleidingstraject op te zetten met bestuur en administratie in 2021.

 

Strategische visie op ICT

Het traject voor de opmaak van een strategische visie op ICT stond klaar om uit te rollen vanaf maart 2020, maar werd on hold gezet door de coronapandemie.

Het voorbije jaar hebben we enerzijds grote stappen vooruit gezet op het vlak van digitalisering (videovergaderen, interne processen die werden gedigitaliseerd, ...), anderzijds botsen we ook op grenzen. Digitaliseren is geen middel zoals een ander, de digitalisering (de technologie ) transformeert ons. Begin 2021 wordt het traject opnieuw opgestart, waarbij wordt nagegaan welke weg we hebben afgelegd en in welke richting we willen verder gaan, en dit zowel op het gebied van:

• Organisatiedoelstellingen: welke impact heeft digitalisering op onze doelstellingen en hoe we deze kunnen realiseren.
• Op het gebied van organisatie: de wijze waarop we samenwerken, de organisatiecultuur.
• Op het gebied van technologie: op welke principes baseren we onze keuzes.

Doorgedreven digitalisering maakt ons echter ook kwetsbaar. Met het oog op het versterken van het informatiebeveiligingsniveau werd een ICT-audit uitgevoerd. Er werd hiervoor ingetekend op de raamovereenkomst van Audit Vlaanderen, waarbij de Vlaamse overheid 2/3 van de kosten op zich neemt. Op basis van de audit werd een actieplan opgemaakt, dat in 2021 verder wordt opgevolgd. De voornaamste punten zijn:

• Evaluatie van het serverbeheer.
• Het wachtwoordbeleid versterken en uitbreiden (inclusief multifactorauthentification).
• De opmaak van een bedrijfscontinuïteitsplan (inclusief inrichting disaster recovery room).

Cashloze organisatie

Mede door de coronapandemie werd de cashloze organisatie gerealiseerd in 2020. Realisaties:

• Organisatiebrede invoering van elektronische betaaloplossingen.
• Na een sensibilisering bij klanten om elektronisch te betalen zijn we overgegaan tot het cashloos maken van enkele diensten
• Opstart van een webshop om een selectie van producten te kunnen verkopen zelfs tijdens sluitingsperiodes van de gemeentelijke diensten.

Daarnaast gebeurde een marktconsultatie en werden technische mogelijkheden geïnventariseerd om vanaf 2021 te werken met QR-codes met betaallink op uitgaande facturen en aanslagbiljetten.

 

Wat is de stand van zaken?

Door het MAT werd de planning voor 2020-2021 opgemaakt. Per kwartaal wordt een stand van zaken opgemaakt met het MAT. Dit gebeurde een eerste maal op 10 juni 2020. In de eerste helft van 2020 werd onder meer gewerkt aan volgende zaken:

• een opvolgings- en rapporteringstool meerjarenplan;
• de afsprakennota CBS-MAT en de deontologische code voor mandatarissen werd goedgekeurd;
• de implementatie van een managementinformatiesysteem wordt voorbereid;
• de optimalisatie van het betalingsproces;
• organisatiestructuur, meer specifiek audit technische dienst;
• acties uit het meerjarenplan zoals het dienstverleningsmodel, de cashloze organisatie, ICT-audit,…

Tijdspad en verdere planning

In het najaar van 2020 worden volgende zaken opgestart:

• contractmanagement
• evaluatie werkwijze subsidies/premies
• debiteurenbeheer
• toepassing visumprocedure

• Op 24 april was het Klimaatdorp gepland. Door de coronapandemie kon dit doorgaan, in 2021 wordt gezocht naar een alternatief.
• Jaarlijks wordt er één evenement SDG-proof gemaakt. In 2020 was dit het vrijwilligersontbijt begin maart, waarbij gesensibiliseerd werd rond de SDG's (Fair Traide producten, duurzaam aankopen, klimaatactie).
• Via de actie 'Duurzame lokale helden' werden de verhalen van 7 lokale duurzame helden in de kijker geplaatst.
• Het lokaal bestuur ging in op de oproep van de provincie om 10 mondiale uitdagingen aan te gaan en die in een tijdspanne van een jaar te behalen. De uitdagingen gaan over diverse thema's die duurzame beleidskeuzes in een mondiale context stimuleren. Het doel is om zowel intern (medewerkers gemeente, raadsleden, schepenen, ...) als extern (bevolking, scholen, organisaties, ...) te communiceren, te sensibiliseren en aan te zetten tot meer duurzaam handelen. In 2020 werden er reeds 2 uitdagingen gerealiseerd:
  

  • Mondiale uitdaging 6: "Communiceer naar je inwoners over lokale initiatieven rond mondiale solidariteit binnen de gemeente" met 11.11.11-campagne en info-avond "Het prijskaartje van Katoen" - november 2020

  • Mondiale uitdaging 8 : "Neem een initiatief om duurzaam consumeren bij je bevolking te stimuleren" met chocolademelkactie i.k.v. de week van de Fair Trade - oktober 2020

De Kringwinkel als duurzame ereheld

Duurzaam aankopen

• Er werd deelgenomen aan diverse trajecten  begeleiding van de provincie, onder meer:
  • textiel
  • aankopen en verbouwen;
  • herbruikbare bekers.
• Er wordt een kader vastgelegd m.b.t. duurzaam aankoopbeleid: in 2020 ging een eerste workshop door met het college, in 2021 zullen de basisprincipes verankerd worden en toegepast op concrete dossiers.

Duurzaam bouwen en renoveren

• Het Vlaams Energiebedrijf voert energiescans uit in zorggebouwen (BKO Ter Biesten, sociaal huis, gemeentehuis). Op basis van de resultaten wordt een actieplan opgemaakt in 2021.