Het lokaal bestuur: inspireren door het goede voorbeeld te geven

Ons plan

Om een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening te realiseren, zijn er voldoende en gekwalificeerde medewerkers nodig. Dit realiseren we door ons te profileren als een aantrekkelijk werkgever, zowel bij werving als selectie als in het retentiebeleid. Door een strategisch VTO-beleid investeren we in permanente kennisontwikkeling.

Stand van zaken

Het lokaal bestuur als aantrekkelijke werkgever

• We werken  verder aan een gestroomlijnd onthaalbeleid en een uitgebreid 'on boarding traject'. Na in 2021 het concept te hebben uitgewerkt (en uitgevoerd) van een geslaagde volledige onthaaldag voor nieuwe medewerkers, zetten we in 2022 verder in op het opmaken en het uniformiseren van het gehele onthaaltraject:
  • We brachten het gehele proces (van aanwerving tot 1 jaar na indiensttreding) in kaart en bepaalden op basis hiervan actiepunten.
  • We maakten een vormingsplan op jaarbasis op, we evalueren dit in het najaar.
• Ter ondersteuning van de volledige HRM-werking, implementeren we een geïntegreerd softwarepakket geïmplementeerd. Verschillende toepassingen zoals het loonpakket, evaluatiesysteem, vormingsregistratie, ... worden naar één pakket geconverteerd. Door technische problemen bij de softwareleverancier werd de vooropgestelde planning niet gehaald.
  
  • In de eerste helft van 2022 is het evaluatiesysteem geïmplementeerd.

Werk maken van leren

• We maken een eigen, beperkt platform voor e-learning, voornamelijk gericht op nieuwe medewerkers.
• We organiseerden een specifieke opleiding ter ondersteuning van de leidinggevenden, 'Leidinggeven met goesting', zowel voor nieuwe leidinggevenden als een opvolgsessie voor wie de opleiding reeds in 2018 volgde.

Tijdspad en mijlpalen

• Kader telewerk - gerealiseerd 2020
• Kaderuitzendarbeid - gerealiseerd 2020
• Aanwervingskanalen optimaliseren - gerealiseerd  2020
• Onthaalbeleid stroomlijnen en het uitwerken van een 'on boarding - traject' (2020-2022)
• Geïntegreerd HRM-softwarepakket (2020-2022)
• Het ontwikkelen van eigen e-learning platform (vanaf 2021)
• Evaluatie en herziening organogram - gerealiseerd 2021

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2022 werd:

• het jaarlijks budget voor de inrichting van examens voor nieuwe medewerkers verhoogd met 5.000 euro
• het jaarlijks budget voor vorming verhoogd met 7.500 euro.

Ons plan

De communicatie van het lokaal bestuur moet bijdragen aan alle strategische en operationele doelstellingen. In het permanent en proactief communiceren over beslissingen en realisaties, willen we de nadruk leggen op positieve taal en beelden, zodat iedereen (beleid, inwoners; medewerkers) zich betrokken voelt bij het lokaal bestuur en haar werking. Toegankelijke communicatie is hiervoor een noodzakelijke voorwaarde.

Stand van zaken

• We stelden een vernieuwde communicatiestrategie op. Dit moet resulteren in een planmatiger werkwijze, organisatiebreed, en in een betere communicatieacties dankzij een betere voorbereiding.
  • Beleidsbelissingen worden nu consequent gecommuniceerd via de pers, de infokrant en de digitale nieuwsbrief
  • De medewerkers van het lokaal bestuur kregen een vorming over de actuele communicatiestrategie.
  • Voor templates voor affiches en folders schakelen we een externe ontwerper in, en waken we erover dat alles conform de huisstijl gebeurt.
• We communiceren doelgroepgericht:
  
  • Een testpanel van de ouderenraad gaf waardevolle feedback over de website. Hierdoor konden we deze nog toegankelijker maken voor iedereen.
  • In het najaar buigen enkele collega's zich over sociale media zoals Tiktok en Whatsapp, om te bepalen met welke kanalen we bepaalde doelgroepen nog beter kunnen bereiken.

Tijdspad en mijlpalen

• Film over Nazareth (2020-2021) - gerealiseerd 2021
• Strategische communicatieplanning (2021 - 2022)

Wat kost het

• De film over Nazareth kostte 5.000 euro, voor het overige zijn er binnen het prioritair beleid geen budgetten aan deze actie gekoppeld.

Ons plan

Via de opmaak van een participatiekader zal participatie structureel verankerd worden in de organisatie. Een bijzondere vorm van participatie is de betrokkenheid van de raadsleden: we zoeken naar werkvormen waarbij de raad een forum van echt maatschappelijk debat kan worden

Stand van zaken

Een kader voor participatie

De gemeente- en OCMW-raad keurde het participatiereglement goed in zitting van maart 2022.

De rol van de raad versterken

• Samen met andere besturen tekenden we in op de Vlaamse projectoproep 'Gemeente zonder Gemeentehuis' binnen het thema digitale democratie. Concreet wensen we de begrotingsapp toegankelijker en interactiever te maken voor inwoners, vereningingen en ondernemingen. Onze aanvraag werd echter niet weerhouden.
• In september organiseren we het derde actuaforum voor raadsleden.

Tijdspad en mijlpalen

• Ondertekening engagementsverklaring 'participatie van raadsleden' - gerealiseerd 2020
• Actuaforum - gerealiseerd 2020, wordt jaarlijks hernomen
  
• Kader en reglement voor participatie (2020-2022)
• Begrotingsapp - gerealiseerd 2021

Wat kost het

• Er is jaarlijks 1.000 euro voorzien voor algemene participatie-initiatieven.

Ons plan

Participatie betekent ook dat er een deel van de verantwoordelijkheid bij inwoners komt te liggen. Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Er wordt onderzocht of het organiseren van overleg op het niveau van wijken of buurten hieraan kan bijdragen.

Stand van zaken

Inspireren met positieve voorbeelden van inwoners

Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Dit vertaalt zich in kleine acties door de verschillende teams gedurende het hele jaar.

In 2022 startten we met 'Beleef Nazareth'. 

De bestaande activiteitennieuwsbrief werd maar sporadisch verstuurd, hoewel ongeveer 500 mensen zich hiervoor ingeschreven hebben.
Na evaluatie, hebben we twee nieuwe kanalen opgestart:

• De activiteitennieuwsbrief hebben we een doorstart gegeven onder de titel "Beleef Nazareth". Deze nieuwsbrief wordt minstens maandelijks verstuurd naar de e-mailadressen van de abonnees.
• Op Facebook hebben we een openbare groep "Beleef Nazareth" gemaakt, gekoppeld aan de pagina "Gemeente Nazareth". Hierop plaatsen collega's van alle teams tips over vrijetijdsbeleving en vragen we aan inwoners en verenigingen om hun tips en foto's te delen. De bedoeling is verbinding en ontmoeting te faciliteren.

Wijkoverleg

Deze actie zullen we opstarten samen met de buurtwerking. We wachten hiervoor op de aanwerving van de nieuwe maatschappelijk werker buurtzorg.

Tijdspad en mijlpalen

• Communiceren via storytelling (vanaf 2020)
• Wijkoverleg in de Wijk Landuit-Schelde - pilootproject (vanaf 2022/2023).

Wat kost het

Er is jaarlijks 2.000 euro voorzien om kleinschalige initiatieven te organiseren.

Ons plan

Het huidig dienstverleningsmodel, dat voornamelijk aanbod-gestuurd is, is aan evaluatie en bijsturing toe. Vertrekkend vanuit een aantal basisprincipes zoals bereikbaarheid (zowel in ruimte als tijd), laagdrempeligheid, integriteit, flexibiliteit … creëren we een nieuw vraag-gestuurd dienstverleningsmodel, op maat en voor iedereen toegankelijk. Dit vraagt een evenwichtsoefening tussen de noden en behoeften van inwoners en wat voor de organisatie efficiënt en haalbaar is Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vorm krijgen in een vernieuwd gemeentehuis.

Stand van zaken

Dienstverleningsmodel

We bouwen het nieuwe dienstverleningsmodel verder uit.

• In de eerste helft van 2002 realiseerden we volgende zaken:
  
  • Implementatie werking nieuw onthaalteam
  • 'Mijn Burgerprofiel' linken met andere toepassingen (digitaal loket burgerzaken en vrijetijdssoftware)
  • We schakelden over naar een nieuwe telefooncentrale
• Voor het najaar van 2022 staat op de planning:
  
  • Uitbreiding afsprakensoftware naar Sociaal Huis en sportsite
  •  Verder onderzoek naar  en implementatie van de mogelijkheden van Mijn Burgerprofiel, Magda Online en de Magda documentendienst.
  • In het kader van digitale inclusie werken we sinds 2021 samen met BEEGO. We evalueren de werking en gaan na hoe we dit verder zetten.
  • Tegen het einde van het jaar moeten we voldoen  aan de regelgeving m.b.t. single digital gateway. Dit betekent dat informatie van producten en diensten van lokale besturen op Your Europe in het Engels moet beschikbaar zijn. We maken hiervoor gebruik van de productencatalogus zoals door Vlaanderen opgemaakt.
    

Herinrichting gemeentehuis

• In 2021 liep de overheidsopdracht om een ontwerper aan te stellen, we wezen toe begin 2022.
• In de eerste helft van 2022 werd het vlekkenplan voor de site van het gemeentehuis opgemaakt.  In het najaar bepalen we de verdere fasering en voorzien we terugkoppeling naar de betrokken stakeholders.

Tijdspad en mijlpalen

• Dienstverleningsmodel:
  
  • kader bereikbaarheid - gerealiseerd 2020
  • start onthaalteam - gerealiseerd 2020
  • productcatalogus - gerealiseerd 2021
  • afsprakensoftware - gerealiseerd 2021
  • aansluiting Mijn Burgerprofiel en Magda documentendienst (2021-2022)
• Site gemeentehuis
  • opmaak visienota (2021)
  • aanstellen architect (2021 -022)
  • globaal ontwerp en bepaling fasering (2022)
  • uitvoering eerste herinrichtingsdossier (2023-2024)

Wat kost het

• Bij meerjarenplanaanpassing 2022 werd
  • 7.000 euro extra voorzien voor het dienstverleningsmodel, waarvan 5.000 euro voor het BEEGO-project (digitale inclusie). Halfweg 2022 evalueren we het BEEGO-project en gaan we na of er ook voor de komende jaren budget moet worden voorzien.
  • het bedrag voor de renovatie van het gemeentehuis werd met 266.742 euro opgetrokken tot het afgeronde bedrag van 1.500.000 euro.
• Licentiekosten voor software werden geboekt op het gelijkblijvend beleid (GB8-01-03)
• De ontvangsten hebben betrekking op de verkoop van BEEGO-cheques

Ons plan

Nauw samenhangend met het nieuwe dienstverleningsmodel, is de doorgedreven digitalisering van de organisatie. Digitalisering van de werking betekent dat processen efficiënter verlopen en dat er een vlottere gegevensuitwisseling is tussen de verschillende diensten. Digitalisering van de dienstverlening speelt in op de noden van de moderne burger die veel zaken reeds via digitale weg regelt (bank, vakantie, …). Digitale dienstverlening is echter slechts één van de pijlers van het nieuwe dienstverleningsmodel. Daarnaast blijven andere kanalen belangrijk, zoals de loketfunctie, het werken op afspraak, … . Om dit vorm te geven zal er een strategische visie op ICT worden uitgewerkt:

Stand van zaken

Digitaal (samen) werken

In 2021 stelden we een strategische visie op ICT en een bijhorend actieplan op. Via de nieuwe actie in het meerjarenplan 'Digitaal (samen) werken) werken we dit verder uit aan de hand van volgende speerpunten:

• Informatie digitaal delen: het verhogen van kennis en competenties:
  • We evalueerden de werking van het intranet en zetten in het najaar een nieuw intranet (op basis van Sharepoint)
• Beter digitaal communiceren: de verschillende digitale communicatiemiddelen optimaal inzetten:
  • We organiseerden een tips & tricks sessie omtrent gebruik van Microsoft Teams als samenwerkingssoftware en Outlook
  • In het najaar maken we een globaal kader op.
• Digitaal informatie bewaren: informatie wordt steeds minder op papier bewaard, hoe organiseren we ons digitaal?
  • We volgden opleiding inzake Sharepoint en zetten vier proeftuinen op: overeenkomstenbeheer, e-learningplatform, intranet en organisatiebeheersing.

Informatieveiligheid.

• We werken het bedrijfscontinuïteitsplan af
• In 2021 werd de ruimte voor de 'disaster recovery room' in het muziekfiliaal aangepast, in 2022 installeren we de hardware. We starten dit op in het najaar.

Papierloze en cashloze organisatie

• Alle uitgaande facturen vertrekken met QR-code per e-mail naar de klant. De eerdere technische problemen zijn opgelost.
• Er is vertraging in het digitaliseren van de aanslagbiljetten omdat de huidige software wordt stopgezet en we moeten overschakelen naar CS Belastingen. Dit zal wellicht in de tweede helft van 2022 opgestart worden.
• De cash-ontvangsten aan de loketten en tijdens evenementen wordt verder afgebouwd door het voorzien van extra terminals tijdens culturele voorstellingen. Cash geld dat ontvangen werd door de verantwoordelijke van de muziekschool valt weg door de digitale inschrijving en betaling via een webplatform van KADE, de huurgelden voor de muziekinstrumenten zullen worden gefactureerd.
• We sluiten aan bij de MAGDA-documentendienst van Vlaanderen. Hierdoor kunnen we het verzenden van onze documenten automatiseren: de verzending gebeurt zoveel mogelijk digitaal, maar als de inwoner dit niet wenst wordt de brief afgedrukt en met de klassieke post opgestuurd.

Tijdspad en mijlpalen

• Strategische visie op ICT - gerealiseerd 2021
• Bedrijfscontinuïteitsplan en disaster recovery room (2021-2022)
• Cashloze organisatie - gerealiseerd 2020
• Digitale facturatie - gerealiseerd 2022

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2022 werd

• 25.000 euro extra voorzien voor de inrichting van de 'disaster recovery room'
• 10.000 euro voorzien op de nieuwe actie 'Digitaal (samen)werken'

Ons plan

De raad keurde op 4 november 2019 het kader voor organisatiebeheersingssysteem goed. De organisatiebeheersing wordt zowel organisatie-breed als op afdelingsniveau georganiseerd. Organisatie-breed ligt de focus op de ondersteunende en managementprocessen. Op afdelingsniveau ligt het accent vooral op de kernprocessen. Bij het vastleggen van de processen gaan we uit van het zo ‘lean’ mogelijk maken van de organisatie door efficiëntie en klantvriendelijkheid.

Stand van zaken

Actiepunten 2022 - stand van zaken:

• managementinformatiesysteem-  implementatie: in uitvoering
• optimaliseren financiële werking (onder meer visumprocedure, facturatieproces, debiteurenbeheer): in uitvoering
• retributiereglement: gerealiseerd, goedkeuring op GR maart 2022
• subsidies: implementatie subsidiemanager; evaluatie najaar 2022
• contractmanagement: opgestart (proeftuin Sharepoint)
  
• opvolging audit cyberveilige gemeente: in uitvoering
• tussentijdse zelfevaluatie/opmaak documentsysteem organisatiebeheersing: nog op te starten
• facility: opmaak van een lange termijn duurzaam investeringsprogramma: in onderzoek

Tijdspad en mijlpalen

• Opmaak planning 2020-2021
• Tussentijdse evaluatie (2022)
• Opmaak planning 2022-2023

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2022 geen budgetten aan gekoppeld.

Ons plan

Jaarlijks zullen er meerdere informatie-en sensibiliseringsacties worden opgezet om de SDG’s, en de maatregelen en acties die hieruit voortvloeien, bekend te maken bij het grote publiek

Stand van zaken

In 2022 werken hoofdzakelijke aan 2 SDG's: Klimaat en gendergelijkheid

• Klimaat: klimaattafels in kader van SEAP (opmaak adaptatieplan en mitigatieplan)
• Gendergelijkheid: samenwerking met dienst cultuur thema "Vrouwen aan zet", waarbij we telkens de mondiale/duurzame link maken:
  
  • artikel in de infokrant maart (naar aanleiding van internationale vrouwendag)
  • samen met de GRIS Lente-equinox waarbij de link met vrouwenrechten werd gelegd
  • in het najaar voorzien we nog een oproep naar 'lokale heldinnen' (week van duurzame rechten), bij de jaarlijkse terugkerende acties (11.11.11, Youca, Week van de Fair trade, schrijfactie Amnesty international) zetten we vrouwen in de kijker.

Verduurzaming van bestaande evenementen en acties

In samenwerking over de diensten heen werken we aan verduurzaming. In de eerste helft van 2022 deden we dit onder meer door:

• Verduurzaming Vlinderreceptie door integratie herbruikbaar cateringmateriaal en fair trade dranken
• Verduurzaming Vrijwilligersontbijt door aanwezigheid thema Gendergelijkheid en fair trade dranken
• Verduurzaming Boekstartdag door vervanging gadget-tas naar snoetenpoetsers, ook fruit i.p.v. koek voor kinderen
• Lenteschoonmaak: aanwezigheid fair trade dranken en versnaperingen

SDG - traject i.s.m. scholen

Het SDG-traject i.s.m. scholen werd uitgesteld omdat de scholen hier onvoldoende tijd vrij voor konden maken.

Tijdspad en mijlpalen

•  Deelname campagne '10 mondiale uitdagingen' (2020-2022) - gerealiseerd
• Actie: (W)arm Nazareth - gerealiseerd 2021
• Regenboogzebrapaden - gerealiseerd 2021
• Actie: Vrouwen aan zet (2022)
• Jaarlijks een bestaand evenement 'SDG'-proof maken

Wat kost het

Jaarlijks is er een bedrag van 1.550 euro voorzien voor diverse sensibiliseringsacties.

Ons plan

Het engagement voor de SDG’s is niet vrijblijvend. Ook hier wil het lokaal bestuur een inspirerend voorbeeld zijn en kaders uitwerken om ervoor te zorgen dat de duurzaamheidsprincipes verankerd worden in de organisatie. Zo zullen er toetsinstrumenten worden ontworpen m.b.t. duurzaam aankopen , het sociale aspect van de verschillende reglementen van het lokaal bestuur, duurzaam bouwen en renoveren, …

Stand van zaken

• Duurzaam aankopen: vanuit team Milieu en Economie loopt er een traject rond 'lokaal aankopen', vanuit team duurzaamheid wordt er gewerkt aan duurzaam aankopen. Samen werken we aan een gezamenlijk kader.
  
  • In de eerste helft van 2022 tekenden we in op het platform 'Regioleverancier'. Dit moet het leveranciers gemakkelijk maken om zich aan te melden voor overheidsopdrachten.
  • Verder voorbeelddossiers en impactdossier werken we uit in het najaar.
• Duurzaam bouwen en renoveren: we werken aan een duurzaam, efficiënt en effectief gebouwenbeheer.
  • Per gebouw van het lokaal bestuur maken we een 'profielfoto' op (staat van het gebouw, energieprestatie-indicatoren, onderhoudsplan, ...) . In de eerste helft van 2022 zijn we op zoek gegaan naar een goede tool om deze informatie bij te houden. Implementatie van de tool is voorzien naar het einde van het jaar toe, daarna kunnen we informatie over ons patrimonium gericht bijhouden.
  • De actiepunten in opvolging van de VEB-scan zijn bepaald en goedgekeurd door het college. De subsidieaanvraag is goedgekeurd, de werken starten op in 2022.

Tijdspad en mijlpalen

• Kader 'duurzaam en lokaal aankopen' (2020-2022)
• Sociale toets m.b.t. reglementen lokaal bestuur (vanaf 2022)
• Kader 'bouwprojecten lokaal bestuur Nazareth (2021-2025).

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2022 geen budgetten aan gekoppeld.