Ons plan
Het huidig dienstverleningsmodel, dat voornamelijk aanbod-gestuurd is, is aan evaluatie en bijsturing toe. Vertrekkend vanuit een aantal basisprincipes zoals bereikbaarheid (zowel in ruimte als tijd), laagdrempeligheid, integriteit, flexibiliteit … creëren we een nieuw vraag-gestuurd dienstverleningsmodel, op maat en voor iedereen toegankelijk. Dit vraagt een evenwichtsoefening tussen de noden en behoeften van inwoners en wat voor de organisatie efficiënt en haalbaar is Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vorm krijgen in een vernieuwd gemeentehuis.
Stand van zaken
Fusie De Pinte en Nazereth
Op organisatorisch vlak staat 2024 in het teken van de fusie van de gemeente De Pinte en de gemeente Nazareth. We richten verschillende werven in om dit voor te bereiden, waaronder onder meer:
- de ontwikkeling van een nieuw dienstverleningsmodel
- het optimaliseren van het financieel kader
- een vernieuwd HRM-beleid (zie ook actieplan PE1-01 Ons HRM - beleid)
- een digitale transformatie op ICT - vlak (zie ook actieplan PE3-02)
- specifieke aandacht voor een aantal thema-werven zoals het recyclagepark, kinderopvang, woonzorgcentrum en het verenigingsleven
- nieuwe straatnamen
- aangepaste communicatie en participatie (zie ook actieplan PE1-02 en PE2-01)
- het afstemmen van de werking van beide besturen op elkaar
- ...
Stand van zaken halfweg 2024
De werkzaamheden worden ambtelijk opgevolgd door de coördinatiegroep en beleidsmatig door het fusiecollege. Periodiek organiseren we een gemeenschappelijke gemeenteraadscommissie met de raadsleden van beide gemeenten.
We onderscheiden verschillende werven:
- Binnen de rode werven volgen we de thema's op met een belangrijke beleidsmatige impact.
- Dienstverleningsmodel en inrichting van gemeentehuis en sociaal huis (zie ook hieronder, actie dienstverleningsmodel)
- Kinderopvang van 0 tot 3 jaar: de OGG van De Pinte nam de erkenningen van Nazareth over, de samenwerking met Kruisem zetten we stop. Mee door deze beslissing kan er bijkomende opvang worden gerealiseerd in de Zorgflats van het OCMW Nazareth.
- Recyclagepark: er loopt een proefperiode met mobiele recylageparken, eind september evalueren we dit. In het najaar starten de voorbereiding voor de uitbreiding van het recyclagepark in Nazareth.
- Verenigingsleven. Tijdens een gemeenteraadscommissie dachten we na over de ondersteuning van het verenigingsleven in de nieuwe fusiegemeente. Op basis hiervan is een stappenplan opgemaakt en gebeuren er verdere voorbereidingen met het oog op beleidsbeslissingen in de volgende legislatuur.
- Woonzorgcentrum: in samenwerking met Veneco loopt een onderzoek naar wat ruimtelijk mogelijk is op de site Scheldevelde.
- Daarnaast zijn er diverse thematische werven opgezet:
- Een nieuw organogram is voorbereid - eind juni keurden beide raden een voorstel goed. Dit dient bekrachtigd te worden door de nieuwe raad van de nieuwe gemeente. Een herziening van rechtspositieregeling en arbeidsreglement is in voorbereiding en leggen we voor aan de raad in oktober.
- In het kader van de externe communicatie verstuurden we 3 fusienieuwsbrieven, er zijn er nog 2 gepland in het najaar. De nieuwe website is in voorbereiding en we ontwikkelen een nieuw huisstijl. Het nieuwe logo is eind juni voorgesteld.
- Er gaat veel aandacht naar interne communicatie, met diverse teambuildingssessie, een interne nieuwsbrief en om de twee weken een SPRINT: een korte webinar waar we een update geven aan alle medewerkers.
- De werking van de adviesraden wordt geëvalueerd. De resultaten stellen we ter beschikking in het najaar.
- Er is een inventaris opgemaakt van alle reglementen, met bijhorende planning voor het komende jaar. Hetzelfde deden we voor de overeenkomsten.
- Straatnamen: naar aanleiding van de fusie moeten een aantal straten hernoemd en/of hernummerd worden. Na een participatietraject volgt de definitieve goedkeuring door de gemeenteraad in september.
- Op het gebied van ICT brengt de fusie heel wat te weeg: met onder meer opzet nieuwe ICT-infrastructuur, keuze en implementatie van software, overschakeling telefonie, het gebruik van Sharepoint voor documentbeheer.
- AG en EVA: we onderzoeken hoe het AG kan verder gezet worden binnen het nieuwe fusiebestuur.
- Binnen de teamwerven stemmen medewerkers van beide besturen hun werkwijzen en processen op elkaar af.
Dienstverleningsmodel
Het dienstverleningsmodel herwerken we in het kader van de fusie met De Pinte en Nazareth en is één van de rode werven. In de horizonnota is gekozen voor een warme en nabije dienstverlening.
Stand van zaken halfweg 2024
In de eerste helft van 2024 zijn de algemene principes verder vertaald:
- het uitwerken van het concept met onthaal, snelloket en themaloket
- het bepalen van de openingsuren
- het uitwerken van een onthaalteam en hun plaats in het organogram.
In de tweede helft van 2024 werken we dit verder concreet uit, zodat we klaar zijn om vanaf 1 januari 2025 van start te gaan met het nieuwe dienstverleningsmodel in de nieuwe fusiegemeente.
Herinrichting site gemeentehuis en renovatie Sociaal Huis
- In 2022 keurden we een vlekkenplan goed voor de volledige site van het gemeentehuis. Als eerste uitvoeringsdossier kozen we voor de renovatie en de uitbreiding van het Sociaal Huis.
- In 2023 is het ontwerp afgewerkt en een ontwerper aangesteld.
- De werken starten vanaf februari 2024 en zullen duren tot begin 2025. In afwachting van realisatie nemen de medewerkers van het Sociaal Huis tijdelijk hun intrek in het Burgerlijk Godshuis.
- In het kader van de fusie De Pinte en Nazareth herzien we in 2024 de plannen voor de inrichting van de gemeentelijke site.
Stand van zaken halfweg 2024
De werken aan het Sociaal Huis zijn gestart in februari 2024, maar lopen vertragingen op. Realisatie is wellicht niet meer voor het eerste kwartaal van 2025.
Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025
- Dienstverleningsmodel:
- kader bereikbaarheid - gerealiseerd 2020
- start onthaalteam - gerealiseerd 2020
- productcatalogus - gerealiseerd 2021
- afsprakensoftware - gerealiseerd 2021
- aansluitingen en integraties Mijn Burgerprofiel en Magda documentendienst (2021-2023)
- Site gemeentehuis
- opmaak visienota - gerealiseerd 2021
- aanstellen architect - gerealiseerd 2022
- globaal ontwerp en bepaling fasering -gerealiseerd 2022
- uitvoering eerste herinrichtingsdossier: renovatie Sociaal Huis (2023-2025)
- Renovatie Sociaal Huis
- opmaak ontwerp - gerealiseerd 2023
- aanstellen aannemer- gerealiseerd 2023
- uitvoering (2024 - 2025)
- Fusie De Pinte en Nazareth (2023-2025)
- Principiële beslissing - juni 2023
- Definitieve beslissing - december 2023
Wat kost het
Bij meerjarenplanaanpassing 2024:
- zijn de uitgaven voor de BEEGO-cheques geschrapt omdat dit vanaf 2023 is geregeld via het project Digistroom met als penhouder Wijk-Werken Leie en Schelde (actie PE3-01-01)
- is er 100.000 euro voorzien voor verdere studies over de herinrichting van de site van het gemeentehuis (actie PE3-01-02)
- is er 300.000 euro extra voorzien voor de renovatie van het Sociaal Huis (actie PE3-01-03)
- is met betrekking tot de fusie De Pinte en Nazareth het volgende voorzien (actie PE3-01-04):
- 500.000 euro voor diverse uitgaven m.b.t. de fusie, gespreid over 2024 en 2025: HRM-maatregelen, communicatie, digitale transformatie, wijziging straatnamen, ...
- de fusiebonus (schuldovername door Vlaanderen vanaf 30 september 2024) is terug te vinden onder 'Financiering': voor 2024 bedraagt dit 289.457 euro en in 2025 620.534 euro.
Bij meerjarenplanaanpassing 2024/1:
- renovatie en uitbreiding van het Sociaal Huis: verschuiving budget van 200.000 van 2024 naar 2025 en verhoging met 100.000 euro
- het budget voor de fusie is verhoogd met 532.000 euro voor 2024-2025. Vooral op het vlak van ICT (350.000 euro) diende extra middelen voorzien te worden.
